Dataretentie onder de AVG - Bewaartermijnen & Privacy

Verslag Round Table Breukelen 7 oktober 2019: ‘Dataretentie onder de AVG’ 
door: Lilian Boonstra-Hermans CISM CIPM CIPP E

Bewaartermijnen & Privacy
Hoe werkt het eigenlijk met bewaartermijnen in relatie tot Privacy (en de AVG)? De Round Table van 7 oktober was haast een optelsom van looptijden voor contract, garantie, verjaring en vernietigingstermijnen. Chantal Bakermans, Bas Sluijsmans, Wanne Pemmelaar verhaalden uit hun praktijkervaringen. Onderstaand een persoonlijk verslag van deze 3de avond in het kader van de AVG – Privacy, georganiseerd vanuit de werkgroep.

Bewaren van data zal steeds duurder worden
Chantal Bakermans start de avond met haar verhaal. Sinds de komst van de AVG is het bewaren van data in een ander daglicht komen te staan. Als organisatie moet je nu vooraf weten hoe je de verwerking met persoonsgegevens, inclusief bewaartermijnen van die persoonsgegevens, kunt verantwoorden. Vóór de komst van de AVG zaten veel organisaties met de gedachte ‘baat het niet het schaadt ook niet’. Men wilde zoveel mogelijk gegevens zolang mogelijk bewaren, je wist nooit wanneer de gegevens nog van pas zouden kunnen komen. Met de komst van de AVG mag je niet ‘zomaar of omdat het makkelijk is’ persoonsgegevens verzamelen en bewaren. Gartner wijst ons er nu al op dat het bewaren van data duurder wordt (opslag, backup, uitwijk, data kwaliteit, opvraagprocedures, toezicht en monitoren, kans op verlies met reputatieschade en boetes).

De AVG wettekst is heel ruim over bewaartermijnen
In de AVG wettekst is nauwelijks iets concreets te vinden over bewaartermijnen, de organisatie moet zelf vaststellen welke termijnen bij de ‘verwezenlijking van haar doelen’ horen. Een organisatie moet zelf beleid maken en dat vooraf publiek kenbaar maken (in haar privacy statement). De organisatie moet kunnen aantonen dat de vastgestelde bewaartermijnen horen bij een ‘doel beperking’; ze heeft vastgesteld waarom ze deze persoonsgegevens nodig heeft in haar bedrijfsprocessen.

Gegevens bewaren is onderdeel van gegevens verwerken. Ook over het bewaren heeft een organisatie een ‘accountability plicht’ om aan te tonen dat ze: beleid heeft, dit beleid naleeft, periodiek toetst en zonodig aanpast. Gegevens bewaren is niet alleen een einddatum registreren maar ook een zorgplicht om tijdens alle fasen deze gegevens te managen. Inclusief de zorg voor verzoeken om de gegevens te verwijderen of een verwijdering on hold te zetten. 

Andere internationale regelgeving
Veel bedrijven werken grensoverschrijdend en hebben met diverse wetten te maken nationaal en internationaal. Deze wetten hebben vaak verschillende uitgangspunten en geldigheidseisen voor bewaartermijnen. Het is aanbevelingswaardig om een baseline vast te stellen per documenttype dan hoef je alleen maar de afwijkende condities te toetsen, te accepteren en te monitoren.

Bas Sluijsmans neemt het stokje van Chantal over en verhaalt uit de praktijk: waar loop je zoal tegen aan, wat is handig, wat is niet handig. Wanne Pemmelaar vertelt vervolgens een voorbeeld met smeuïge details over vele landen met vele wetten met nog veel meer bewaartermijnen, die stap voor stap worden geinventariseerd. Zo weten we nu dat er in Rusland een wet is met wel duizend verschillende bewaartermijnen én een wet die bedrijven verplicht om de verjaardagen van de kinderen van hun werknemers te bewaren. 

Een gouden standaard per documentcategorie
Een bewaartermijn is een maximale bewaartermijn, daarna moet je de persoonsgegevens verwijderen of anominiseren (onomkeerbaar anoniem maken). Maar er zijn ook wettelijke bewaartermijnen die niet altijd even eenduidig zijn. Een organisatie wordt zelf geacht die keuzes te maken en vast te leggen. Het is handig om een gouden standaard (bewaartermijn) per document categorie te maken. Dan hoef je alleen maar voor de uitzonderingen een concrete actie en acceptatie te verzorgen.

Het invoeren van retentiebeleid doe je niet zomaar, dat kost normaal gesproken zeker een jaar. Persoonsgegevens zitten deels in gestructureerde omgevingen (databases) en deels in ongestructureerde omgevingen van losse, verschillende documenten (mail, Word, spreadheet, Powerpoint enz). Voor beide omgevingen dient een organisatie beleid te maken. Zeker voor bedrijven met internationale handel is dit toch wel een complex project.

Wanne sluit af met: “You better use it before you loose it”- vooraf benoemen wat je wilt bereiken met de persoonsgegevens. Dan kun je daarna een anomiseringsproces hanteren, omdat bv. specifieke persoonsgegevens als een auto kenteken of creditkaart gegevens niet meer noodzakelijk zijn om te bewaren, maar statistieken wel verder worden opgebouwd.

Tips en weetjes vanuit de plenaire vragen en voorbeelden
Amerika is voorloper op bewaarbeleid en het aantoonbaar op tijd vernietigen.

  • GDPR zegt niets over weggooien, maar je moet wel vooraf kunnen aantonen met je beleid waarom en hoelang je persoonsgegevens wilt bewaren.
  • GDPR zegt niets over afwijkingen op je bewaarbeleid, maar je moet wel vooraf hiervoor een proces hebben vastgesteld en gedefinieerd hebben welke roldrager in welke omstandigheden welke afwijkingen mag goedkeuren.
  • Tijdens het vaststellen van retentiebeleid krijg je ook allerlei definitie vraagstukken. Bv. Wat is de einddatum van een dienstverband, als je in dat land ook nog 3 jaar lang een ontslag kan aanvechten?
  • Ook Cookies hebben sindskort een looptijd gekregen. Bedrijven moeten vooraf definieren hoelang hun cookies actief blijven, en daarna ook aantoonbaar verwijderen.
  • Verzekeringen willen soms weten wanneer een schade is ontstaan en kunnen acteren totdat er een verjaringstermijn is. Dit is een dynamische wereld denk aan asbest schade die soms vele tientallen jaren later pas manifest wordt. Of de schade een e-sigaret die mogelijk in de toekomst gaat spelen.
  • Retentiebeleid maak je niet in de meeste organisaties niet in een paar maanden. De termijnen kunnen verschillen per wet, per land, per dossiertype. De organisatie maakt hier zelf haar afwegingen, haar risico inschattingen.
  • Retentiebeleid is veelal een zaak van voortschrijdend inzicht.

Over de sprekers:

Chantal Bakermans (CIPP/E) is advocaat bij Penrose en heeft zo’n 10 jaar ervaring op het gebied van IT-recht, privacy en intellectueel eigendom (IE). Chantal adviseert en procedeert onder meer over software- en cloud-contracten, alsook de bescherming van persoonsgegevens in het licht van technologische ontwikkelingen.

In het kader van privacy en dataretentie/-opslag heeft zij diverse interne audits en privacy adviesprojecten bij een Nederlandse multinational uitgevoerd of geleid. Chantal is pragmatisch en kijkt verder dan alleen naar de juridische inhoud door ook te ondersteunen bij de vertaalslag daarvan naar de IT techniek en operationele business.

Bas Sluijsmans is expert in Cyber Forensics, eDiscovery en informatie management met 17+ jaar ervaring in opsporing, forensisch onderzoek en consultancy. Als partner bij Forcyd focust Bas zich op nieuwe en intelligente oplossingen voor klanten gericht op informatie en digitale bewijs uitdagingen van (privacy) compliance tot ondersteuning bij onderzoeken door toezichthouders.

Wanne Pemmelaar is tweevoudig entrepreneur en CEO/co-founder van filerskeepers. Wanne bouwt graag technische oplossingen voor juridische problemen die hij uit eerste hand heeft ervaren. Wanne heeft meer dan elf jaar werkervaring als datatech advocaat. Als het gaat om het ontwikkelen van producten, staat hij op een prachtig ontwerp met empathie voor de gebruiker. Filerskeepers geeft multinationals inzicht in hoe lang ze hun gegevens moeten bewaren op basis van wettelijke vereisten. filerskeepers biedt dataretentie overzichten die inzicht geven in de wettelijke maximale en minimale bewaartermijnen die van toepassing zijn op wereldwijde bedrijven. Gartner heeft filerskeepers in 2019 een 'Cool Vendor' genoemd in haar rapport 'Cool Vendors in Legal and Compliance Automation'; Wanne brengt zijn vrije tijd door met hardlopen, bodyboarden/surfen, lezen en flamencogitaar spelen. Lees meer op www.filerskeepers.co.